Quem pode se cadastrar no SICAF?

O Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – o SICAF – é um programa de cadastro do Governo Federal, criado para que fornecedores da Administração Pública, Autarquias e Fundações, sejam eles empresas ou pessoas físicas, possam vender seus produtos e serviços.

O cadastro é feito no site do SICAF, no Portal de Compras do Governo Federal. É gratuito, inteiramente digital e válido por um ano. Após o credenciamento, o fornecedor já poderá participar das compras eletrônicas no ComprasNet. Para fazer o cadastro no Sicaf, é necessário ter o Certificado Digital de Pessoa Física ICP Brasil, de um dos sócios ou responsáveis, ou da Pessoa Jurídica do fornecedor e apresentar digitalmente a documentação necessária exigida para cada nível.

Qualquer fornecedor disposto a negociar contratos com a Administração Pública deve estar cadastrado no Sicaf, mas apenas quando houver necessidade de assinatura de contrato. Segundo o §2, art 3º da Instrução Normativa nº 02/2010:

“Art. 3º A habilitação dos fornecedores em licitação, dispensa, inexigibilidade e nos contratos administrativos pertinentes à aquisição de bens e serviços, inclusive de obras e publicidade, e a alienação e locação poderá ser comprovada por meio de prévia e regular inscrição cadastral no SICAF, desde que os documentos comprobatórios estejam validados e atualizados.

§ 2º Nos casos em que houver necessidade de assinatura do instrumento de contrato, e o proponente homologado não estiver inscrito no SICAF, o seu cadastramento deverá ser feito pela Administração, sem ônus para o proponente, antes da contratação, com base no reexame da documentação apresentada para habilitação, devidamente atualizada.”

É importante notar que cada filial de uma companhia deve ter o seu próprio cadastro.

Uma vez feito, é possível consultar a situação cadastral e alterar dados. Isto pode ser feito por qualquer um dos responsáveis da empresa definidos como administradores ativos.

Porém, se o cadastro foi realizado por um e-CPF, somente a pessoa vinculada ao Certificado Digital conseguirá alterar e consultar os dados. Portanto, é necessária muita atenção em relação ao Certificado que será utilizado para fazer o cadastro.

Documentação

Os documentos digitais no sistema Sicaf, sejam eles nativos ou digitalizados, têm valor de cópia simples, sendo apenas necessária a apresentação de originais quando a lei exigir expressamente, sempre em conformidade com o processo administrativo. O sistema também dispensa o reconhecimento de firma dos documentos e a necessidade de autenticação da cópia, caso não haja dúvida fundada em relação à sua autenticidade.

Para fazer o cadastramento e a habilitação parcial, é preciso apresentar os seguintes documentos:

Dados cadastrais de pessoas jurídica;
Recibo e solicitação de serviços e entregas de documentos – 2 vias;
Cartão do CNPJ;
Comprovante de endereço;
Contrato social e todas as alterações
RG e CPF;
Comprovante de endereço;
Comprovante do estado civil;
Certidão Conjunta Receita Federal e Dívida Ativa da União;
Certidão Negativa do FGTS (FGTS);
Prova de Quitação com a Fazenda Estadual (Dívida Ativa Estadual);
Prova de Quitação com a Fazenda Municipal (Dívida Ativa Municipal).

Quem pode se cadastrar?

Qualquer pessoa física ou jurídica que pretenda prestar serviços ou ser fornecedor do Governo Federal, Autarquias e Fundações, pode se cadastrar no Sicaf.

Em maio de 2020, o Governo tomou medidas para facilitar a participação de fornecedores estrangeiros, simplificando os processos de licitação do Estado. Com estas medidas, não é mais necessária a exigência de um representante brasileiro de uma companhia estrangeira para se cadastrar no Sicaf.

Porém, caso a companhia estrangeira seja a vencedora do processo licitatório, ela ainda deve firmar uma parceria no Brasil, com alguma pessoa física ou jurídica.

Outra mudança nesse sentido, é que esses fornecedores estrangeiros não precisam apresentar traduções juramentadas para ter o cadastro no Sicaf realizado, tendo apenas que apresentar essas traduções caso sejam as vencedoras do certame.

Por fim, é sempre bom lembrar de conferir o status de em cada etapa da situação cadastral, conforme se desenrola o processo licitatório, de modo a evitar pendências cadastrais.

O sistema apresentará notificação de “pendência cadastral” caso ocorra um ou mais dos seguintes eventos no respectivo nível:

a) Não consta upload de arquivo comprobatório exigido;

b) Campo obrigatório não preenchido; e

c) Certidões e/ou Balanço Patrimonial vencidos.

É importante lembrar que os dados do SICAF são sincronizados com a Receita Federal do Brasil. Assim, devido à omissão do usuário ou devido à sincronização com os dados da Receita Federal, corre-se o risco de surgir uma pendência.